Politique de confidentialité

Ediware, en sa qualité de responsable du traitement au sens du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Informatique et Libertés »), s’engage à protéger au mieux les informations vous concernant et à respecter les réglementations européennes et françaises applicables.

La protection des données à caractère personnel, au cœur de nos préoccupations, est une condition majeure de la confiance que nous accordent nos clients et prospects comme nos partenaires.

1. Champ d’application

Cette politique a pour objectif de vous expliquer la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel sur les sites ediware.net et www.ediware.net (ci-après les « sites internet ») ainsi que sur la plateforme MDWorks, accessible à l’adresse www.mdworks.fr et à ses alias (ci-après la « Plateforme »).

Elle s’applique à tout traitement effectué par Ediware, en qualité de responsable de traitement, sur des données à caractère personnel de clients ou de prospects. Elle vise à vous informer, conformément à la réglementation, sur nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation et le partage des informations personnelles fournies par le biais de nos sites internet et de la Plateforme.

Vous pouvez être un visiteur de nos sites, un prospect, ou une personne physique utilisant la Plateforme pour le compte d’un client d’Ediware (ci-après l’« Utilisateur », au sens donné à ce terme par les CGU/CGV).

Si vous avez reçu un message (courrier électronique, SMS, message enrichi ou message vocal) envoyé au moyen de la Plateforme par l’un de nos clients, ou si vous avez renseigné un formulaire sur une page en ligne créée par l’un de nos clients, votre situation est décrite à la section 5 : pour ces traitements, Ediware agit en qualité de sous-traitant et le client concerné est le responsable de traitement.

2. Collecte des données à caractère personnel

Une donnée à caractère personnel est une information relative à une personne physique susceptible d’être identifiée, directement ou indirectement.

En utilisant nos sites internet, notamment en acceptant l’installation de cookies ou en utilisant nos formulaires de contact, vous pouvez être amenés à nous transmettre des données personnelles telles que :

• pour notre prospection commerciale : nom de société, votre nom, votre téléphone professionnel, votre email de contact ;
• pour votre inscription aux comptes de démonstration emailing ou dataprospect : nom de société, votre nom, votre téléphone professionnel, votre email de contact ;
• pour votre inscription définitive à nos prestations : nom de société, votre nom, votre téléphone professionnel, l’email de contact des utilisateurs, ainsi que les identifiants de connexion.

En utilisant la Plateforme, les données suivantes sont collectées :

• à l’ouverture du compte : nom, prénom et adresse électronique de chaque Utilisateur ;
• lors de la connexion et de l’utilisation : données de connexion et d’utilisation, comprenant l’adresse IP, l’horodatage et l’agent utilisateur ;
• au titre du profil : le cas échéant, une adresse et un numéro de téléphone ;
• au titre du paiement : les coordonnées bancaires (IBAN) nécessaires à l’exécution d’un mandat de prélèvement SEPA (voir la section 4) ;
• au titre de la sécurité : un historique des actions effectuées par l’Utilisateur connecté.

Nous sommes susceptibles de collecter vos données à différents moments de votre relation avec Ediware, et en particulier lorsque vous visitez nos sites internet, qui peuvent utiliser des cookies ou autres traceurs. Lorsque certaines de vos données nous sont indispensables pour exécuter votre contrat, ou pour répondre à une obligation légale ou réglementaire, nous vous le signalons lors de la collecte (généralement avec un astérisque).

3. Traitements, bases légales et durées de conservation

Un traitement est une opération ou un ensemble d’opérations effectuées à l’aide de procédés automatisés ou non et appliqués à des données à caractère personnel. Nous traitons vos données pour un usage licite et légitime, justifié soit par l’exécution d’un contrat, soit par votre consentement, soit par le respect d’une ou plusieurs obligations légales, soit par notre intérêt légitime ou celui d’un tiers.

3.1 Traitements liés aux sites internet et à la prospection

• Réalisation d’opérations de prospection commerciale : traitement fondé sur notre intérêt légitime à promouvoir nos prestations ; vous en avez été informé, vous pouvez vous y opposer à tout moment, et nous ne conservons pas ces informations plus de deux (2) ans après notre dernier échange avec vous.
• Réponse à vos demandes d’informations et de prise de contact formulées sur nos sites : traitement nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles afin de souscrire un contrat, ou à la poursuite de notre intérêt légitime à communiquer avec vous en répondant à une demande de votre part. Si un contrat est souscrit, les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées cinq (5) ans conformément aux délais de prescription, et enfin détruites ; si aucun contrat n’est souscrit, elles sont conservées jusqu’au dernier contact que nous aurons avec vous dans le cadre de la prospection commerciale.
• Gestion de nos sites et opérations techniques internes (résolution de problèmes, analyse de données, tests, recherches, études) : traitement fondé sur notre intérêt légitime à améliorer les fonctionnalités de nos sites et votre navigation. Les données correspondantes sont conservées un (1) an au plus.

3.2 Traitements liés à la Plateforme

En cas de procédures judiciaires ou administratives, vos données sont conservées pour la durée nécessaire à leur résolution.

4. Paiements

Les paiements par carte bancaire sont traités par un prestataire de services de paiement. Ediware ne collecte ni ne conserve aucune donnée de carte bancaire.

Pour les règlements par prélèvement, Ediware conserve les coordonnées bancaires (IBAN) nécessaires à l’exécution du mandat de prélèvement SEPA.

5. Vous avez reçu un message ou renseigné un formulaire d’un de nos clients

Les messages adressés au moyen de la Plateforme le sont par nos clients, à partir de leurs propres fichiers de contacts. Pour ces traitements, le client expéditeur est seul responsable de traitement ; Ediware agit en qualité de sous-traitant, sur instruction de ce client, dans les conditions d’un Data Processing Agreement.

Les données concernées sont les données de contact importées par le client expéditeur et les données comportementales associées aux campagnes, telles que les ouvertures, les clics et les désabonnements. Ediware ne les utilise pas pour son propre compte, à l’exception des traitements expressément autorisés par le client dans le Data Processing Agreement.

Pour exercer vos droits sur ces données (accès, rectification, effacement, opposition), adressez-vous à l’expéditeur du message, identifié dans le message reçu. Chaque message comporte par ailleurs un lien de désabonnement. Les demandes que nous recevons directement sont transmises sans délai au client concerné, seul responsable de traitement.

Les pages et formulaires en ligne créés par nos clients au moyen de la Plateforme obéissent au même régime : le client éditeur de la page est seul responsable de traitement des données que vous y renseignez, et Ediware les traite en qualité de sous-traitant, sur son instruction. Pour exercer vos droits, adressez-vous à l’éditeur de la page, identifié sur celle-ci ; les demandes que nous recevons directement lui sont transmises sans délai.

Les campagnes et les données associées sont conservées, par défaut, jusqu’à la clôture du compte du client expéditeur, puis supprimées dans les trois (3) mois, sous réserve des instructions du client dans le cadre du Data Processing Agreement.

6. Destinataires des données à caractère personnel

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons être amenés à faire appel à des prestataires ou des fournisseurs, auxquels nous sommes susceptibles de donner accès à des données ou d’en transmettre, pour les seuls besoins liés à la réalisation de leur mission et conformément à nos accords avec eux.

Certains de ces partenaires sont des sous-traitants au regard du RGPD, car ils réalisent ces traitements pour notre compte. Nous nous assurons par contrat qu’ils agissent uniquement sous nos instructions, qu’ils mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées répondant aux exigences du RGPD et garantissant la protection de vos droits, et qu’ils n’utilisent pas vos données à d’autres fins que celles prévues :

• prestations informatiques nécessaires au bon fonctionnement des sites et de la Plateforme (gestion de bases de données, hébergement, stockage, maintenance) ;
• prestations d’hébergement situées en France, nécessaires au stockage de vos données ;
• prestations d’assistance aux Utilisateurs ;
• prestations de services de paiement (voir la section 4).

Par ailleurs, lorsqu’un client active un connecteur ou une intégration entre la Plateforme et un service tiers, les données strictement nécessaires au fonctionnement de cette intégration sont transmises à ce service, sur instruction et sous la responsabilité de ce client.

La liste des sous-traitants ultérieurs intervenant sur les données peut être obtenue sur demande écrite adressée à dpo@ediware.net.

Les conditions relatives aux traitements de données personnelles mis en œuvre par ces prestataires et aux droits dont vous disposez à cet égard sont, sauf mention expresse, les mêmes que celles décrites dans la présente politique.

Conformément aux dispositions législatives en vigueur, vos données à caractère personnel peuvent être communiquées à toute autorité administrative ou judiciaire habilitée par la loi qui en ferait la demande.

7. Transfert hors Union européenne

Nous ne transmettons pas vos données personnelles en dehors de l’Union européenne.

8. Protection des données

Nous nous assurons que vos données sont traitées de manière à garantir un niveau approprié de sécurité par la mise en place de mesures techniques et organisationnelles.

Ediware s’inscrit dans une démarche de « Privacy by Design » : lors de tout traitement de données à caractère personnel, nous prenons en compte la protection des données par des mesures techniques et organisationnelles adaptées au traitement considéré.

9. Vos droits

Au titre de la protection de vos données, vous disposez des droits suivants :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit d’opposition ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la portabilité ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement et la communication de vos données personnelles après votre mort ;
• droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (en France, la CNIL) dans l’hypothèse où nous ne parviendrions pas à répondre convenablement à vos demandes.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment, sous certaines conditions. Nous ferons notre possible pour accéder à votre demande dans les meilleurs délais, et au plus tard sous un mois conformément à l’article 12 du RGPD.

Vous pouvez exercer vos droits par courrier ou par email adressé à Ediware, Délégué à la Protection des Données, 46B avenue du Maine, 75015 Paris, ou dpo@ediware.net.

Pour assurer le traitement rapide et correct de votre demande, indiquez vos nom et prénom ainsi qu’une adresse de contact. Une preuve d’identité peut vous être demandée en cas de doute raisonnable sur votre identité, notamment afin de vous protéger contre une usurpation d’identité.

Si vous êtes destinataire d’un message envoyé au moyen de la Plateforme par l’un de nos clients, reportez-vous à la section 5 : vos demandes relèvent du client expéditeur, seul responsable de traitement.

10. Mises à jour de la présente politique

Notre politique de protection des données à caractère personnel peut être modifiée et mise à jour à tout moment. En cas de modification ou de mise à jour, la politique révisée est mise en ligne sur les sites internet, avec mention de sa version et de sa date d’entrée en vigueur. À l’égard des clients de la Plateforme, les évolutions des conditions décrites dans la présente politique sont en outre notifiées dans les conditions prévues par les CGU/CGV.

La présente version 2.0 entre en vigueur le 8 août 2026.

11. Politique de gestion des cookies

Dans le cadre de l’utilisation des sites www.ediware.net, www.ediware.eu, ressources.ediware.net et help.ediware.net, ainsi que de la Plateforme, des cookies ou d’autres traceurs peuvent être déposés sur votre terminal. Les cookies permettent, pendant leur durée de validité, d’identifier votre terminal lors de ses prochaines visites.

Ediware ne dépose aucun cookie de mesure d’audience ni de publicité sur ses sites. Les seuls traceurs soumis à votre consentement sont ceux de services tiers intégrés dans certaines pages : les lecteurs vidéo YouTube et Vimeo des pages de documentation, et le calendrier de prise de rendez-vous TidyCal de la page contact de www.ediware.net. Nous utilisons le gestionnaire de consentement Tarteaucitron pour recueillir et conserver votre choix. Seul l’émetteur d’un cookie est susceptible de lire ou de modifier les informations qu’il contient.

Qu’est-ce qu’un cookie ?

C’est un fichier texte déposé sur un terminal lors de la visite d’un site ou de la consultation d’une publicité. Un cookie a notamment pour but de collecter des informations relatives à la navigation de l’utilisateur et de lui adresser des services et contenus personnalisés.

Identification des cookies

Il existe différents types de cookies :

• Cookies tiers et cookies propriétaires : un cookie est dit « propriétaire » ou « tiers » selon le domaine dont il émane. Les cookies propriétaires sont ceux installés par le site que l’utilisateur consulte. Les cookies tiers sont installés par un domaine autre que celui du site consulté ; lorsqu’un utilisateur consulte un site et qu’une autre entité installe un cookie par l’intermédiaire de ce site, ce cookie est un cookie tiers.
• Cookies de session : ils permettent de suivre les actions d’un utilisateur le temps d’une session de navigation, qui commence à l’ouverture de la fenêtre du navigateur et finit à sa fermeture. Ils ont un caractère temporaire et sont supprimés à la fermeture du navigateur.
• Cookies persistants : ils restent sur l’appareil de l’utilisateur après la fermeture de la session, pour la durée prévue par chacun d’eux, et sont activés chaque fois que l’utilisateur consulte le site qui les a générés.

Les traceurs utilisés sur nos sites et leurs finalités

Traceurs strictement nécessaires, dispensés de consentement :

Traceurs soumis à votre consentement, déposés uniquement sur les pages qui intègrent le service concerné et seulement après votre accord :

Les lecteurs vidéo sont intégrés en mode confidentialité renforcée (YouTube sans cookie, Vimeo avec signal « Do Not Track »). Tant que vous n’avez pas accepté, la vidéo ou le calendrier est remplacé par un cadre d’information et aucun de ces traceurs n’est déposé. Le dépôt et l’utilisation de ces cookies sont régis par les politiques de confidentialité de Google, de Vimeo et de TidyCal, que nous vous invitons à consulter.

Comment pouvez-vous gérer les cookies ?

Sur www.ediware.net, l’icône de gestion des cookies est affichée en bas de chaque page ; sur les pages de documentation qui intègrent une vidéo, un bandeau vous propose d’accepter ou de refuser les traceurs concernés. Vous pouvez aussi autoriser un service précis en cliquant sur le bouton affiché à sa place. Votre choix est conservé douze (12) mois, et vous pouvez le modifier à tout moment depuis cette icône.

Le refus n’a aucune conséquence sur la navigation, hormis l’absence de lecture des vidéos et d’affichage du calendrier concernés ; un lien vers le calendrier reste proposé.

Si vous désactivez l’enregistrement des cookies dans votre navigateur ou si vous supprimez ceux qui y sont enregistrés, vos préférences d’affichage et vos choix de consentement seront à nouveau demandés lors de votre prochaine visite.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/site-web-cookies-et-autres-traceurs.